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    創建財務共享閉環,數字化賦能越秀地產高質量發展

    2009年,越秀地產開始由一家區域性房地產公司向全國性房地產企業發展。隨著企業規模的不斷擴大,銷售金額也隨之快速增長,這對于越秀地產的財務管控提出了更高的要求。2016年8月,越秀地產正式決定與金蝶合作,開啟財務共享的籌備工作。

    隨著“三道紅線”、“兩集中”等政策先后落地,眾多房地產企業內部的傳統管理模式,已無法適應企業當前的發展需要。為尋求高質量發展,房地產企業急需通過數字化轉型提升自身的管理效能。而在這方面,有一些房地產企業早在幾年前,已提前布局,走在了行業的前列。比如越秀地產就通過建立財務共享中心支撐起自身的集團決策,促進了公司整體管理效能的提升,并增強了全體員工的幸福指數,從而成為房企數字化轉型浪潮中的佼佼者,為房地產企業的數字化轉型指出了一條可供參考的路徑。

    循序漸進,打造“前中后”齊備的財務共享閉環

    2009年,越秀地產開始由一家區域性房地產公司向全國性房地產企業發展。隨著企業規模的不斷擴大,銷售金額也隨之快速增長,這對于越秀地產的財務管控提出了更高的要求。2016年8月,越秀地產正式決定與金蝶合作,開啟財務共享的籌備工作。

    在進行數字化轉型之前,越秀地產并未嘗試財務共享模式。而恰巧在2016年,金蝶推出了一個超共享的測試板。作為金蝶老用戶,越秀地產從中看到了契合點,大膽啟用,歷時三年多時間打造覆蓋“敏捷前臺+共享中臺+穩固后臺”的財務共享閉環。

    越秀地產為財務共享閉環打造了三層架構:前臺業務系統,中臺數據共享平臺和后臺數據核算系統。業務前臺需要靈活敏捷,可以隨時上線,才能有效應對日益復雜的經營環境;中臺要標準統一,無論任務業務系統都能快速接入共享平臺并享受服務,成為貫通業務與財務的橋梁;后臺的數據核算系統要足夠穩定、安全,從而為企業管理層的管理與決策提供有力支撐。

    越秀地產財務共享中心負責人徐建輝表示:“財務共享中心的建設,經過了先易后難循序漸進的過程。首先上線的是費控共享系統,讓前端的業務人員享受到財務共享的便捷;之后依次攻克對公業務共享和應收共享兩大難關;最后打造總賬共享,完成財務共享閉環。而采用這一先易后難的建設模式,不僅更加靈活,還能滿足不同財務線員工逐步進行業務轉型的需要。”

    “另外越秀地產在財務共享中心的建設過程中,還集成了金蝶自主開發的發票云等工具,這些工具為財務共享提供了巨大的便利。越秀地產通過發票云在稅務總局的平臺上下載了多達29項票據信息,令前端業務系統的信息校驗變得更加便捷。同時發票云提供的審核功能,還能高效辨別票據真假、重復報銷等問題,從而將財務人員從原本繁復低效的日常工作中解放出來。”

    財務共享支撐集團決策,案場工作增效30%以上

    在這個數字化時代,所有企業都面臨著龐雜數據的轟炸,而如何從這些數據中準確找到企業管理的鑰匙,就成為決定企業未來發展的關鍵。財務共享閉環的建成從管理層面為越秀地產帶來了四點好處:一是為集團的決策提供了有力支撐;二是支持企業業務的快速擴張;三是為企業提供了可靠的風險防控屏障;四是提升了企業的整體經營管理效率。

    房地產企業的特性決定了資金量的巨大,而動輒數億、數十億的資金數據,是集團在進行關鍵決策時最重要的參考。財務共享的一個側重點是確保數據的及時性、準確性和高效性,以及多數據的集成性。打通板塊各業務系統與集團共性系統的數據通道,可以保證每項數據可追溯、可穿透。業財全流程線上管理,杜絕了手工臺賬,財務核算憑證自動生成、房款收入自動對賬、財務數據自動反寫業務系統,更有效提高了數據的準確性。這使得越秀地產財務共享中心,可以實時掌握企業的資金使用、回籠情況和資金具體流向,為集團決策夯實了基礎。

    房地產企業在進行業務擴張時,最怕沒有統一的標準,財務的混亂不僅抑制了業務的展開,還會為企業帶來巨大風險。而共享平臺的快速準入機制,明確了接入財務共享的標準,從而為企業業務的快速擴張鋪平了道路,并為企業的風險防控鑄就了一道屏障。財務共享上線后,能夠提供費用制度、財務共享專戶、行政組織架構、員工信息、預算模板及匯總關系和報銷權限等多方面的標準化指導。新建法人機構完成業務標準化和初始化后,財務共享可在兩個工作日內完成配置,為新建法人公司提供全套財務管理服務,既無需增加財務管理人員,同時也能促進業務的快速理順與展開。共享中臺統一對接各業務系統,不僅內嵌公司權責管控體系與標準業務單據,還集成了預算管控、合同校驗、發票驗證、報銷標準、敏感詞庫、費用資金池等工具,做到流程、單據和數據統一、規范、標準,令越秀地產的收付款業務糾錯率兩年來下降4%以上。

    在越秀地產原本的組織架構下,業務數據與財務數據壁壘分明。數據的不同步,拉低了企業的管理效率。財務共享的上線打通了信息孤島,業財一體的共享中臺統一對接業務前臺,集成HR系統、智能收款POS機、定制開發RPA等模塊和工具,實現POS收款100%自動匹配,財務實收款確認時間大幅縮短。銷售、成本和財務共享三個系統數據穿透、匹配和實時回溯,收入和成本自動匹配,案場工作增效30%以上。

    舉例來說,財務共享中心的應收組作為智能化程度最高的團隊,在財務共享平臺的支持下確認及處理近千億應收賬款,憑借準確和高效成為越秀的團隊標桿。此外,由于房地產行業營銷費用占比較高,財務共享中心專門成立了營銷費用組,單獨負責廣告、宣傳及活動費用的管理,為企業運營中的具體需求賦能。

    報銷三日到賬提升員工幸福感,回報社會建設美好生活

    財務共享的上線不僅提升了企業的管理效率,還提升了企業員工的幸福感。以所有企業中最常見的報銷為例,越秀地產作為國企,有嚴格的內審機制,原本流程較長,員工報銷費用時長,多則一個月,少則一周。而在財務共享上線后,員工日常報銷的效率得到了很大的提升,在合規前提下,員工提交報銷憑證后三天即可到賬,這帶給前端員工很大的便捷。

    另外財務共享的上線,還令出差變成了一件很輕松的事。原本越秀地產的員工出差,不僅需要自己訂票、訂酒店,出差歸來后還要拿著很多報銷憑證來依次報銷和領取出差補貼。而財務共享上線后,積極與差旅平臺進行對接。如今員工出差,訂票訂酒店都會由財務部門在差旅平臺進行預付,員工只要帶上一張身份證就能完成行程。歸來之后出差員工也不用拿著票據找財務部門報銷,財務共享中心會直接與差旅平臺進行結算。這大大方便了一線員工,提升了員工在越秀地產工作的幸福感。

    財務共享的完成上線,還在去年初新冠疫情爆發期間,為越秀地產踐行自身企業社會責任作出了巨大的貢獻。首先,財務共享確保了所有接入的同事都能在家中安全辦公;其次,財務共享保障了所有越秀地產員工薪酬的按時正常發放;最后也是最重要的一點是,越秀地產在交通中斷的前提下,通過財務共享遠程辦公,順利結算工程進度款,保障全國近百個在建項目工地農民工工資發放,為廣大因疫情滯留又無法開工的農民工們免除了后顧之憂。

    對于踐行企業的社會責任,越秀地產有個非常好的口號是“成就美好生活”。財務共享的順利上線,讓“成就美好生活”變得觸手可及。

    其實目前已經完成的財務共享,只是越秀地產數字化轉型計劃中的一環。越秀地產在財務共享的數據閉環基礎上,下一步重點考慮進行大數據的治理,力爭依照不同業務的不同需求,為管理層輸出更多管理數據。

    目前越秀地產旗下的越秀服務已與金蝶展開戰略合作,正逐步將自身的物業系統遷移至金蝶的蒼穹平臺。嘗試將行業上下游的更多業態集成整合并接入共享中,顯示出越秀地產在地產數字化方面擁有更大的“野心”。

    徐建輝
    越秀地產財務共享中心負責人
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